Warum Prozesse und Strukturen auch in kleineren KMU nicht nur bei der Nachfolgeregelung unabdingbar sind

In kleinen Unternehmen sind es oftmals die Inhaberin oder der Inhaber, welche bei der Entscheidungs- und Lösungsfindung hinzugezogen werden. Dies kann tatsächlich funktionieren – jedoch nur bis zu einer bestimmten Unternehmensgrösse. Wird diese überschritten, kommt es schnell zu einem Ressourcenengpass der Inhaber und das Unternehmen ist nicht mehr mit konstanter Qualität führbar.

Ist keine Stellvertretung definiert und kommt es zu einem ungeplanten Ausfall, können ganze Arbeitsschritte blockiert werden und liegen bleiben – wie lange ist oftmals unklar. Die Konsequenzen in Sachen Produktivität und Resultat liegen auf der Hand und hierbei handelt es sich nur um einen Teil der möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen.

Prozesse und Strukturen sind elementar. Warum?
Zum einen um eine kontinuierliche Qualität über den ganzen Betrieb hinweg zu gewährleisten. Existieren klare Prozesse, sind Arbeitsschritte genau nachzuverfolgen und Fehlerquellen einfacher zu identifizieren. Qualität in der Herstellung des Produktes oder Erbringung der Dienstleistung, ist ein strategischer Grundpfeiler jedes Unternehmens. Bringen wir kontinuierlich eine gute Leistung auf den Markt, hat unsere Firma eine entsprechende Reputation, welche für die Auftragsgewinnung und die langfristige Stabilität des Unternehmens matchentscheidend ist.

Ohne eine Struktur wird die Führungsspanne unkontrolliert breit und als Konsequenz die Inhaberin oder der Inhaber zum sogenannten «Bottleneck». Das Risiko eines verstopften Flaschenhalses kann verheerende Auswirkungen haben – in Entscheidungsprozessen, aber auch im operativen Betrieb, wie zum Beispiel in der Produktion. Inhaber respektive Geschäftsführer sind in der Verantwortung das Unternehmen so aufzustellen, dass diese Risiken erkannt und minimiert werden und das Unternehmen entsprechend abgesichert ist.

Eine Struktur – auch mit einer flachen Hierarchie – ermöglicht eine effiziente Teilung von Kompetenzen, Verantwortungen und Aufgaben. Mitarbeitende können so Verantwortung übernehmen, sich weiterentwickeln und haben eine echte Wachstums-Perspektive im Unternehmen. Der Führung bleibt so Zeit, sich strategischen Themen zu widmen und den eigenen Verantwortungsbereich voranzubringen.

Regelmässige Gespräche mit den Mitarbeitenden helfen, gemeinsam gesetzte Ziele und Weiterentwicklungsmöglichkeiten fest- und nachzuhalten. Klare Job Descriptions, in welchen Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen geregelt sind, legen die Basis. Doch auch die Erwartungshaltungen sollten festgehalten sein, um eine erfolgreiche und harmonische Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Sind Prozesse zudem ausreichend dokumentiert, hat jemand, der neu ins Unternehmen kommt oder aber eine Stellvertretungsposition übernimmt, die Chance auf eine reibungslose Übernahme der Aufgaben und eine Weiterführung in gewohnter Zeit und Qualität.